전자문서로 병원 진단서, 접수증, 동의서, 진료확인서를 변경하면?
안녕하세요! 글로싸인입니다! 오늘은 실생활에서 유용하게 사용될 수 있는 병원 전자문서에 대해 준비해 보았는데요! 간단하게는 병원 진단서, 접수증, 검사나 시술 동의서, 진료확인서나 진료의뢰서, 위임장, 초진 기록지, 병원일지, 검사 기록지 등을 떠올리실 것 같아요!! 하지만 이와 같은 서류 외에도 생각하는 것 이상으로 병원에서는 다양한 문서들을 작성하고 보관하고 있더라고요! 그래서 의료기관의 입장에서도, 환자와 보호자에게도 유용하게 사용될 수 있는 전자문서의 효과에 대해 준비해 보았으니 함께 보실까요!
병원에서 사용하는 문서들은 뭐가 있을까?
병원에서 자주 볼 수 있는 문서들은 무엇이 있을지 궁금하셨나요? 초진 접수증이나 알레르기 등 환자 사전 설문지, 이용 만족도 설문지 / 입원, 시술, 검사, 수술 동의서 / 각종 안내문과 지원 문서 / 개인정보 수집 및 이용안내, 선택진료 신청서, 입원 약정서, 병원 진단서 / 진료기록 / 사본 발급 신청서 / 위임장 등 의무 기록 분야의 문서 / 환자별 진료 일지 등 자주 접하는 문서들이 많이 있는데요. 여기에 적혀있는 것보다 더욱 다양하고 필요한 서류들이 많이 있겠죠?
종이 문서의 단점은?
이렇게 다양한 문서들을 작성하고 관리하는 데는 어려움이 있는데요! 환자와 보호자의 입장에서도 병원의 입장에서도 종이문서를 사용하면서 발생하는 이슈들이 많이 있다고 해요. 병원마다 다르겠지만 병원에서 사용하는 동의서의 종류는 300가지가 넘고, 이러한 서류들이 연간 수집되는 양은 어마어마하다고 하네요!! 쌓여가는 서류로 인해 발생하는 대표적인 불편사항을 알아보실까요? ✅ 누락, 분실의 위험 동의서 작성과 처리 과정에서 필수 항목 누락이나 분실 등이 발생할 수 있고요! 필요한 문서가 누락된 경우 이슈 발생 시 법적인 문제까지 발생할 수 있기 때문에 무엇보다 신경 써서 관리해야 한다고 합니다.
법적인 근거가 될 수 있기 때문에 필수적으로 작성, 취합해야 하는데 인력으로 대면하여 작업하다 보면 실수가 발생할 수도 있지요.
✅ 발급, 제출, 처리의 번거로움 각종 검사 동의서와 선택 진료 확인서, 설문지 등 서류로 환자에게 제공하고 받아야 하는 경우 서류를 작성하고 배포, 취합 후 스캔, 부류, 저장하는 방식으로 진행하는데, 절차가 많다 보니 시간도 많이 걸리고 복잡하죠!
다른 업무들도 많이 있는데, 서류작업에 소요하는 불필요한 업무 시간이 정말 많을 것 같아요. 바로바로 이뤄지는 일이 아니다 보니 중간에 과정이 하나 누락되면 뒤 일정들도 모두 밀리고, 그러다 보면 문제가 발생할 수도 있죠! 서류 정리가 완벽하지 못할 수도 있고요!
✅ 보관 및 관리의 어려움 진료확인서나 수술 입원 동의서, 검사 확인서, 의료 기록서, 설문지 등 서류로 작성한 경우, 쌓이면 쌓일수록 보관과 관리에 어려움이 있어요! 보관 장소도 확보되어야 하고, 관리와 비용이 들죠!
또한 저장되어 있는 문서의 훼손이나 분실의 가능성도 있기 때문에 관리자의 입장에서는 어려운 부분이 많이 있답니다. 필요한 서류를 찾는 과정이 만만치 않은데요! 디지털화되어있는 문서들은 상대적으로 쉽게 찾을 수 있지만, 종이 원본을 찾기 위해서는 시간과 노력이 많이 들어가요!
전자 문서로 변경하면?
위와 감이 다수의 불편함을 가지고 있는 종이문서! 병원에서 자주 사용하는 시술이나 수술 동의서, 병원 접수증. 설문지나 위임장, 초진 진료 기록지, 검사일지 등을 전자문서로 변경하면 어떤 장점이 있을까요? ✅ 완벽 보안으로 개인정보 유출 위험 감소 전자문서 서비스를 사용하여 병원 내 필요한 다양한 서식을 디지털화하는 경우 병원도 환자도 모두 서류 작업이 쉽고 편해질 수 있어요!
요즘은 터치 모니터, 태블릿을 활용해 환자가 바로 확인하고 전자서명을 날인하여 원본을 전자적인 형태로 보관할 수 있는데요! 서명 즉시 보관되어 유실이나 누락의 위험이 없고 완벽한 보안 기술을 통해 정보 유출의 위험성도 낮아졌습니다.
✅ 체계적인 관리로 시간/비용 감소 기존 종이문서로 작업 시 작성 > 출력 > 제공 > 취합 > 스캔 > 분류 > 보관의 프로세스로 문서를 관리하다 보니 시간이 많이 소요될 수밖에 없었는데요! 전자문서로 변경하면 작성 > 서명 > 자동 분리되어 보관의 방식ㅇ로 진행되면서 획기적으로 시간과 인력을 단축해 보실 수 있어요!
물리적인 시간과 비용이 감소하고 체계적으로 관리할 수 있다 보니 서류 정리를 할 시간에 더 좋은 서비스를 제공할 수 있어 병원과 환자 모두 만족도가 높아질 것 같습니다:D
✅ 신속한 서류 발급으로 효율 증가 보험사에 제출하거나 병원을 이동하기 위해 서류 발급을 위해 준비하고 대기하는 시간이 너무 오래 걸린다는 생각해 보신 적 있나요? 진료기록서나 진료 확인서, 진료비 납입 확인서, 진료비 세부 내역서나 처방전, 약제비, 진단서, 입원 확인서, 퇴원 확인서, 병원비 영수증, 사고 사실 확인서 등등 다양한 서류를 발급받을 때 종이문서로 출력을 받을 때까지 대기하기까지 시간도 걸리고, 이를 제출하기 위해서는 스캔이나 사진을 찍는 등 다시 전자문서로 변경해야 하죠! 처음부터 전자적인 형태로 발급받는다면 이런 불필요한 시간과 노력이 줄어들 것 같습니다.
병원에서 자주 사용하는 다양한 각종 수술, 검사, 입퇴원 동의서와 접수증, 검사서, 확인서들을 디지털화하여 업무 능률과 생산성이 향상되고 병원과 환자 모두 만족도가 증가할 수 있는 전자문서는 종이 사용의 감소로 환경보호에도 기여할 수 있는데요! 이렇게 다양한 전자문서를 사용 안 할 이유가 없겠지요^^
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