"아직도 고객과 서면으로 양식을 처리중인 회사가 있다면, 글로싸인을 정말 꼭 사용해보세요."
오늘은 글로싸인을 만족하며 사용 중인 롯데렌탈 담당자님의 인터뷰를 가져왔어요. 롯데렌탈은 전자계약 글로싸인을 어떻게 활용하고 있는지 한 번 확인해보아요!
Q. 글로싸인: 안녕하세요. 간단한 자기소개 부탁드립니다.
안녕하세요. 롯데렌탈 IT 기획팀장 이상환입니다.
저는 개발자로 먼저 시작을 해서 SAP PM을 거쳐서 2016년부터는 롯데렌탈에서 IT 기획팀을 맡고 있습니다.
Q. 글로싸인: 롯데렌탈 IT 기획팀에서 하는 업무는 무엇인가요?
IT 기획팀에서는 주로 신규 IT 투자에 대한 검토와 추진을 주 업무로 담당하고 있고요, 그 밖에도 IT 운영정책, IT 비용처리, 라이센스 인프라와 같은 IT 자산관리 등 회사에서 발생하는 모든 IT 관련. 즉 계획과 집행을 전담하여 진행하고 있습니다.
Q. 글로싸인: 팀 운영에서 가장 중요한 점은 무엇인가요?
사업 부서와의 연대가 가장 중요하다고 생각합니다. 대부분의 업무가 IT로 이루어지는 현 상황에서 영업과 지원 부서에서는 IT 시스템에 대한 수정과 신규 투자 요청이 끊임없이 발생하고 있습니다. 이러한 사업 부서의 요구 사항을 IT에서는 정확히 이해해야 되는데, 이를 위해서는 꾸준히 커뮤니케이션을 진행하고, 또 그 결과를 함께 공유함으로써 신뢰를 기반으로 한 사업 부서와의 연대를 이어가는 것이 무엇보다 가장 중요하다고 생각합니다.
Q. 글로싸인: 롯데렌탈에서 주로 사용하는 계약은 어떤게 있나요?
롯데렌탈의 주요 사업은 장기 렌터카 사업입니다. 개인 및 기업 고객 대상으로 장기간의 차량 렌탈 계약이 주로 발생하고 있습니다. 또한 여행이나 출장 시에 단기간 렌터카를 이용하시는 고객 대상으로 단기 렌탈계약이 있고요. 차량 계약뿐만 아니라 기업 대상으로 사무기기, 건설장비, 측정기 등 다양한 렌탈 상품 계약을 취급하고 있습니다.
Q. 글로싸인: 기존의 계약 진행 방식의 불편한 점은?
기존에는 직원이 직접 고객을 만나서 직접 만나 계약을 체결하다 보니까 시간이 오래 걸리고 계약서에 수정할 부분이 생기면 처음부터 다시 처리를 해야 돼서 고객 입장에서도 불편한 점이 많았습니다. 계약을 체결한 이후에 해당 계약서를 스캔해서 따로 보관을 해야 됩니다. 그런 부분에서도 직원들이 많이 불편해하고 있었습니다.
Q. 글로싸인: 글로싸인을 도입하게 된 계기와 과정은?
롯데렌탈은 차량 렌탈 계약 시에는 기존에 저희가 자체 개발한 전자계약 사이트를 이용하고 있었습니다. 차량 렌탈 이외의 일반 렌탈 계약은 계약 방식과 양식이 달라서 대면 방식을 통해서 서면계약으로 진행하고 있었습니다. 여러 불편사항들이 많아서 추가적인 전자계약이 필요한 상황이었습니다. 해당 전자계약 도입의 요청을 받고 기존처럼 전자계약 사이트를 자체 개발할 것인가, 아니면 외부에 전자계약 서비스를 도입할 것인가 검토를 진행했습니다. 우선 외부 IT 세미나나 언론 기사를 통해서 다양한 전자계약 서비스가 존재함을 확인할 수 있었고요, 그 후에 시간과 비용을 들여서 일반 렌탈용 전자계약 사이트를 새로 만들기보다는 이미 잘 만들어져 있는 외부 전자계약 서비스를 이용하여 빠르고 쉽게 적용하는 것이 타당하다고 판단하였습니다. 이후에 여러 전자계약 제품을 비교, 검토한 결과 글로싸인을 도입하게 되었습니다.
Q. 글로싸인: 글로싸인 도입 후 만족스러운 점은?
고객을 직접 만나서 종이로 진행하는 계약 과정은 매우 비효율적이고 여러 가지 불편을 초래합니다. 일단 저희가 전자계약 제품을 선정할 때 가장 중요하게 생각했던 요소가 편의성과 확장성이었습니다. 글로싸인 도입 이후에 그 두 가지 측면에서 만족스럽습니다.
일단 글로싸인은 편의성 측면에서 고객과 내부 직원 모두의 프로세스가 간소화되었습니다. 온라인으로 즉시 계약이 가능하다는 편의성은 물론이고 저희가 기존에 자체 개발한 전자계약 사이트와 비교해 봐도 고객 입장에서는 특정 계약 사이트를 찾아가거나 가입할 필요 없이 카톡이나 이메일로 즉시 계약과 서명을 진행할 수 있어서 그 편의성이 증대되었습니다. 내부 직원 입장에서도 계약서 양식을 시스템상에서 체계적으로 정리할 수 있었고, 본인의 계약 진행 현황을 한눈에 볼 수 있어서 매우 편리해졌습니다. 또한 부서별 담당별로 권한을 따로 부여함으로써 본인만의 계약서를 별도로 관리할 수 있는 직원들의 편의성도 증대되었습니다.
확장성 측면에서는 계약서 양식관리와 범위 확장의 두 가지 측면에서 모두 유용해졌습니다. 기존에 자체 개발 사이트에서는 양식이 새로 추가되거나 기존 양식이 변경될 때 매번 전산실에 요청하여 별도의 코딩 작업을 수행했어야 했습니다. 글로싸인 도입 이후에는 전산실의 도움 요청 없이 양식 문서를 현업이 그대로 업로드하고 직접 서식으로 만들 수 있어서 반영하는데 걸리는 시간도 빨라졌고 보다 다양한 양식을 전자계약으로 확장해서 사용할 수 있게 되었습니다. 또한 하나의 솔루션으로 영업의 계약문서뿐만이 아니라 사내에서 발생하는 모든 신청서나 동의서 양식도 활용이 가능해져서 여러 부서에서 사용될 수 있도록 그 범위가 확장된 바 있습니다.
Q. 글로싸인: 롯데렌탈에 글로싸인을 확대 적용할 계획이 있으신가요?
단기적으로는 문서로 진행 중인 사내의 여러 양식에 대해서 확대 적용 계획이 있고요, 장기적으로 API 연동, 그리고 계약 범위 확대 계획이 있습니다. 우선 사내에 문서로 진행 중인 각종 신청서나 동의서를 글로싸인으로 확대 적용하려고 합니다. 그리고 현재는 기간계 연동 없이 클라우드 방식의 글로싸인 플랫폼을 이용하고 있는데요, 앞으로는 기간계 데이터와 API 연동을 통해서 자동화까지 고려하고 있습니다. 기존에 저희가 이용 중인 자체 개발 전자계약 사이트를 글로싸인 API 연동방식으로 확대해서 적용하는 방안도 현재 검토하고 있습니다.
Q. 글로싸인: 글로싸인 서비스를 추천해 주고 싶은 곳은 어디인가요?
사실 글로싸인 서비스는 전자계약뿐만 아니라 전자서명이나 전자 싸인 등 대부분의 양방향 서식에 적용 가능한 서비스라고 생각합니다. 그래서 특정 회사나 산업군에 특화되어 있다기보다는 비대면 양식 처리가 필요한 대부분의 회사나 산업군에 필요한 서비스라고 생각됩니다. 아직도 고객과 서면으로 양식을 처리 중인 회사가 있다면 글로싸인 서비스를 추천하고 싶습니다.
Q. 글로싸인: 마지막으로 하고 싶은 말씀 해주세요!
기업의 IT 부서는 현장의 전산개발 요청 처리나 IT 투자 계획을 검토할 때 기존 방식에서 벗어나 새로운 트렌드나 서비스를 끊임없이 탐색하고 적용하는 노력이 필요하다고 생각합니다. 이때 자사의 특화된 개발 프로그램도 필요하겠지만 이미 잘 만들어져 있는 시중의 각종 IT 서비스나 솔루션도 충분히 검토 대상이 될것입니다. 한 회사의 경험으로만 만들어진 개별 프로그램보다는 여러 회사가 함께 사용하면서 축적된 요구사항을 반영해서 상시 업그레이드되는 SaaS 방식의 IT 서비스는 장기적으로 봤을 때도 좋은 선택이 될 수 있다고 생각합니다.
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