전자 근로계약서 시스템 도입, 법적 효력과 주의할 점 알아보기

최종 수정일: 6월 20일


안녕하세요. 글로싸인입니다. 오늘은 근로계약서를 편리하게 작성하고 보관할 수 있는 전자 근로계약서에 대해 알려드릴게요. ​ 기업에서 인사를 담당하다 보면 매년 근로계약서를 작성해야 하는 일이 발생해요. 특히 근로계약서는 어느 기업이든 필수로 작성하셔야 하는데요, 아무래도 계약서를 작성하다 보면 번거로운 업무가 생기기 때문에 아직까지도 근로계약서 미작성으로 인해 문제가 생기는 일들이 종종 보이고 있어요. ​

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하지만 추후에 발생할 문제를 방지하기 위해서는 업무 개시 전 꼭 근로계약서를 미리 작성하셔야 해요.

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필수 체크! 근로계약서 관련 법령

① 근로기준법 제17조(근로조건의 명시) 작성 시 임금의 구성항목, 계산 방법, 지급 방법, 업무내용 등의 사항이 명시된 서면(전자 문서 포함)을 근로자와 각 1부씩 교부하여 위변조를 방지하여야 하고, 위반 시 500만 원 이하의 벌금이 부과돼요. ​ ② 근로기준법 제42조(계약 서류의 보존) 근로계약에 대해 작성한 서류는 회사에서 3년간 보존하여야 하며 이후 폐기 처리해야 해요. ​ ③ 전자문서 및 전자거래 기본법 제2조(정의) 전자 문서란 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성, 변환되거나 송신, 수신 또는 저장된 정보를 의미해요. 예를 들면 글로싸인같은 전자서명 서비스를 이용하거나, 종이로 작성한 서류를 전자로 보관하는 거죠. ​ ④ 전자문서 및 전자거래 기본법 제4조 전자 문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유로 문서로서의 효력이 부인되지 아니한다. ​ ​ 이미 근로계약서를 여러 번 작성해 보신 분들은 아시겠지만, 근로계약서를 종이로 작성하다 보면 ​ 1️⃣업무 시작 전 근로계약서 작성을 완료해야 하는 점 2️⃣많은 직원들을 대면하여 직인에 간인 혹은 계인까지, 서명해야 하는 것에 대한 부담감 3️⃣계약 완료한 방대한 양의 종이 서류를 3년간 보관하고, 이후에 폐기해야 하는 점 ​ 등등 많은 불편함을 겪고 계실 텐데요. 이 모든 불편한 점을 전자 근로계약을 사용하게 된다면 한 번에 해결할 수 있어요. ​ ​ ​


알아두면 편리한 전자 근로계약!

이제 번거로운 근로계약서 작성을 편리하게 만들어줄 대체 수단인 전자 근로계약에 대해서 알아보아요.



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근로계약을 체결할 때에는 근로조건을 명확히 하여 당사자 간 분쟁을 예방하고 근로자를 보호할 수 있도록 함이 중요하며, 이를 위한 첫걸음이 바로 근로계약서 작성이다. 그러나 산업 현장에서 근로계약서를 작성하는 비율은 약 60%에 불과한 실정이다. 이러한 상황에서 최근 IT 기술을 바탕으로한 전자 근로계약서 방식이 작성과 보존이 용이하다는 점에서 근로계약서 작성률을 높일 수 있는 새로운 수단으로 주목받고 있다. 고용노동부 [전자 근로계약서 활성화를 위한 가이드라인]

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1. 간단한 계약 체결 과정

먼저, 글로싸인 전자 근로계약은 3단계로 업무 처리가 가능한데요, 업로드한 계약서에 입력란을 직접 설정한 후 근로자에게 발송하면 바로 서명이 가능하고, 서명이 완료된 계약서는 문서함에 자동 저장되기 때문에 언제든 다시 꺼내볼 수 있어요. 근로자 또한 따로 가입하지 않아도 클릭 몇 번만으로 서명이 가능해요.

이 외에도 편리성을 높여주는 다양한 기능이 있어요.

1️⃣ 이메일 외 카카오톡으로도 수신 가능하기 때문에, 외부에 있어도 간편하게 서명이 가능해요.

2️⃣ 종이계약과 같은 간인, 계인이 따로 필요가 없기 때문에 훨씬 수월하게 계약을 체결할 수 있어요.

3️⃣ 한글, 워드, 엑셀, ppt, pdf 등 거의 모든 형태의 문서를 업로드할 수 있어요.

2. 상황에 맞는 다양한 계약 방법

또한 흔히 알고 있는 카카오톡, 이메일 발송 외에도 다양한 형태로 계약 체결이 가능해요. 특히 전자 근로계약에 적용할 수 있는 세 가지 계약 형태를 소개해 드릴게요. ​ 1️⃣ 비대면 계약 일반적으로 알고 있는 전자계약에 제일 가까운 방법이에요. 근로자와 직접 대면하지 않고 카카오톡/SMS(문자)/이메일 발송을 통해 준비된 계약서를 발송할 수 있어요. 기업 서명을 완료한 후 근로자에게 계약서를 발송해서 서명을 요청할 수 있어요. ​ 2️⃣ 대면 계약 대면계약이 익숙해서 직접 1:1로 서명을 하고 싶다면 태블릿 등에 만들어진 계약서를 띄워두고 계약을 진행할 수 있어요. 종이로 체결하던 근로계약서를 인쇄 없이 동일한 형태로 체결한다고 생각하면 돼요. ​ 3️⃣ 대량 전송 근로계약같이 동일한 계약서를 한 번에 여러 명에게 보내야 할 때 사용할 수 있는 기능이에요. 계약서를 저장해두고 엑셀로 근로자 정보를 업로드한 후 최대 1천 건의 계약서를 클릭 한 번에 발송할 수 있어요. 직원이 많은 기업이에서는 주로 대량 전송 기능을 통해 근로계약을 체결하고 있어요. ​ ​ 3. 편리한 문서 관리

체결 방법이 간편할 뿐만 아니라 문서 관리 측면에서도 훨씬 효율적으로 관리할 수 있어요. 이곳저곳 분산되어 있던 계약서들을 한 곳에서 관리가 가능하기 때문에 종이계약 대비 무려 287% 개선이 가능해요. 더 효율적으로 관리할 수 있는 방법들을 소개해 드릴게요. ​ 1️⃣ 분실, 유출 걱정 X 체결이 완료된 계약서는 글로싸인 클라우드에 자동으로 저장되기 때문에 분실되거나 유실될 걱정이 없고, 완벽한 보안체계로 문서가 유출될 일도 없어요. 그동안 종이로 체결한 계약서를 직접 파일철하고 금고에 보관하던 분들이라면 더욱 편리한 업무가 가능할 거예요. ​ 2️⃣ 폴더로 서류 분류하기 관리자 페이지 내에서 체결이 완료된 계약서를 폴더로 직접 구분할 수 있어요. '2021-근로계약서', '2022-근로계약서' 등으로 폴더를 나누어 분류해둔다면 이후에 확인이 훨씬 더 쉬울 거예요. 그뿐만 아니라 스마트 분류 기능이 있어 자동으로 계약서를 분류시킬 수도 있어요. ​ 3️⃣ 원하는 서류 검색하기 많은 양의 계약을 체결하다 보면 원하는 계약서를 찾아야 할 일이 있는데요, 이럴 땐 필터나 검색 기능을 이용해서 필요한 계약서만 찾아낼 수 있어요. 종이로 계약을 체결한다면 하나하나 수기로 확인해야 하지만 전자 근로계약을 체결한다면 한 번에 확인이 가능해요. ​ 4️⃣ 완료 계약서 자동 배부 법적으로 근로계약서는 체결 시 근로자와 1부씩 나눠가져야 하는데요, 전자계약을 사용한다면 계약이 완료된 문서를 자동으로 근로자에게 발송해 주기 때문에 계약서 배부로 인한 문제를 미연에 방지할 수 있어요. ​ 5️⃣ 알림 설정 기능 전자계약 사용 시 계약마다 알림을 설정해둘 수 있어요. 법적으로 근로계약서는 체결 후 3년간 문서를 보존해야 하는데, 3년 뒤로 알림을 설정해두고 확인한다면 계약서가 쌓이지 않도록 폐기 처리할 수 있어요. 이 외에도 근로자마다 근로계약서 체결일이 각각 다른 기업이라면 계약마다 1년 후로 알림을 설정해두고 재계약을 처리할 수도 있죠. ​ ​ ​


근로계약서 외 다양한 활용처

전자계약은 근로계약서 외에도 다양한 방법으로 사용할 수 있어요. 일반적으로 인사팀에서 자주 작성하는 연봉 계약서나 비밀유지 서약서, 사직서, 휴직서, 기밀유지협약서, 아웃소싱 계약서까지. 물론 이 외에도 공급 계약서, 주주명부, 급여명세서, 비품 대장, 하도급 계약서 등 서명이 필요한 곳이라면 어디든 사용할 수 있어요. ​ ​


확인하세요! 글로싸인 전자계약 장점

전자계약 서비스를 제공하는 업체는 많지만 글로싸인은 달라요. 글로싸인을 선택해야 하는 이유, 지금 같이 확인해 보세요.




1️⃣ 확실한 법적 효력

글로싸인에서 체결하는 모든 계약은 전자서명법에 의거하여 종이 계약과 동일한 법적 효력을 지니고 있어요. 여기에 더 확실한 효력을 위해 모든 계약 체결마다 감사추적 인증서를 발급해 드려요. 감사추적 인증서란 계약 시간, IP, 기기나 브라우저 정보 등 모든 중요한 정보에 대한 로그를 기록한 문서이고, 이 문서로 계약인이 서명했다는 사실을 증명할 수 있으며 법적 근거로도 사용이 가능해요. 이 외에도 이메일 인증, 암호 인증, PASS 본인인증, 공동인증서 등 다양한 인증 수단을 제공하고 있기 때문에 충분한 법적 효력이 있어 믿고 사용할 수 있어요.

2️⃣ 유출 걱정 없는 강력 보안

글로싸인은 정보보호 분야에서 국제적으로 가장 권위 있는 국제표준 정보보호 인증 ISO 27001을 취득했어요. 이는 세계적인 수준의 정보보호, 보안 시스템을 운영하고 있다는 의미예요. 이 외에도 독자 개발한 블록체인을 통해 모든 계약 정보를 철저하게 보호하고 있으며, 고유한 해시값으로 저장되고 있어요. 그렇기 때문에 계약 정보 수정 시 변경된 해시값이 기록으로 남기 때문에 계약서 위변조를 원천 봉쇄할 수 있죠. 이 외에도 SSL 암호화 전송, DB 암호화 및 난독화, AWS 이중 백업 및 보안으로 강력한 보안 수준을 지니고 있기 때문에 보안 걱정 없이 이용할 수 있어요.

3️⃣ 합리적인 맞춤 요금제

필요에 맞는 요금제를 선택해서 사용할 수 있어요. 글로싸인은 다양한 요금제를 제공하고 있습니다. 정기적으로 전자서명을 사용한다면 매월 사용 건수가 자동 충전되며, 제일 저렴한 구독형 요금제를, 비정기적으로 사용한다면 한 번에 일정량을 충전해두고 1년간 사용하는 충전형 요금제를, 얼마나 사용할지 확실하지 않다면 후불형 요금제를 선택할 수 있어요.

4️⃣ 국내 최다 API/SDK 제공

사내 시스템에 전자계약 연동이 필요하신가요? 글로싸인 API/SDK는 기업고객이 쉽게 이용할 수 있게 웹 형태로 공개한 기술이에요. 따로 전자계약 시스템을 구축할 필요 없이 바로 연동해서 사용할 수 있기 때문에 구축비용 없이 이용이 가능해요.

5️⃣ 검증된 고객 만족 사례

글로싸인은 공공기관부터 대기업, 스타트업까지 다양한 기업에서 이미 만족하며 사용하고 있어요. 작가, 출연자 등 10만 명의 고용 계약서를 작성하고 있는 KBS와, 지자체 최초 모바일 행정 서비스를 제공하고 있는 강남구청, 전자계약 API 연동으로 개발 시간과 비용을 절감한 삼성SDS, 학생 선거에 전자서명으로 비대면 동의서를 수집한 중앙대 등 글로싸인을 도입한 여러 기업들이 이미 달라진 업무 환경을 경험하고 있어요.


 

알고 나면 더 간편하게, 효율적으로 처리할 수 있는 전자 근로계약 업무! 글로싸인과 함께 해보세요.

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감사합니다.