서약서･확약서 징구 완료율 99%달성 방법은?
안녕하세요 글로싸인입니다.
오늘은 기업 실무자들이 수천, 수만 번씩 교부하고 취합하는 업무에 대해서 이야기를 해볼까 합니다. 각 부서마다 필수적으로 받아야 하는 문서들이 있을 수 있는데요! 법적인 이슈 발생을 방지하고 양측의 권리 보호를 위해 꼭 작성되어야 하죠! 오늘은 이러한 확약서나 서약서의 사례를 살펴보면서 실무자가 다양한 서류 징구를 위해 어떻게 사용하고 있는지, 전자서약서로 변경 시 어떠한 효과가 있는지도 설명해 드릴게요!
동의서/서약서의 특징은?
✅ B2C
기업이 개인에게 요청하는 B2C의 성향을 띠고 있어요!
✅ 반강제성
강제성은 없으나, 동의하지 않는 경우 출입이 제한되거나 이용불가 등의 불이익이 발생될 수 있어요!
ex. 사이트나 솔루션 사용 불가, 지켜지지 않는 경우 법적인 보호를 받을 수 없거나 책임을 질 수 있음
✅ 대량 발송
기업에 기업에 속한 직원들에게 요청하는 경우가 많아 대량 발송이 이뤄지는 경우가 많아요!
어떤 종류의 문서가 있을까?
개인 정보 동의서, 제3자 제공 동의서, 식대 혹은 기숙사비 공제 동의서, 영업 비밀 보호 서약서, 비밀 유지 서약서, 보안 서약서, 근무 보안 서약서, 용역 수행 서약서, 업무 협의서, 이행 확약서, 물품 공급 확약서 등등 다양한 종류의 문서가 있는데요! 기업마다 사용하는 양식은 다르지만 작성 > 배포 > 취합에 오랜 시간이 걸린다는 것은 동일할 것 같아요!!
지금까지 서면으로 이러한 동의서나 확약서를 취합하는 경우 징구율이 70후반~80% 초반이었다고 하는데요! 지점이나 공장이 지방, 또는 외국에 있는 경우는 취합이 더욱 어렵고 오랜 시간이 걸렸다고 하는데요. 전자 서약서, 전자동의서로 변경 시 관리자의 경우 완료율이나 진행사항 같은 현황 파악이 쉽고, 업무 시간과 비용이 감소한 것을 물론, 99% 이상이 완료율로 법적인 이슈에 대응할 수 있는 근거가 안전하게 유지된다는 장점이 있습니다. 작성자 또한 서류를 읽어보고 체크할 충분한 시간을 가질 수 있으며, 제출을 위한 시간과 비용이 감소, 훼손이나 분실의 위험이 없어 역시나 권리 보호를 받을 수 있는 법적인 근거를 안전하게 보관할 수 있다는 장점이 있어요!
최근 글로싸인을 통해 전자서약서를 구축한 A 기업의 실제 사례와 데이터와 통해 더욱 자세하게 설명해 드릴게요!!
✅ 간편한 대량 발송 및 징구율 99%
실무자들이라면 가장 눈여겨보실 것 같은 부분인데요! 다수의 사람에게 동의서와 서약서를 받는다는 것은 쉽지 않은 일이죠! 소수의 경우 대면하여 즉각적으로 받는 경우는 수월하게 이뤄질 수 있지만 먼 곳에 있는 지점이나 다수의 사업장이 있는 경우에는 완료율을 높이는 것이 쉽지 않습니다. 훼손이나 분실이 이뤄지기도 하고요! 기존에는 완료율이 70%~80% 정도 된다고 하는데요! 전자서약서로 변경 후 99% 이상의 완료율이 이뤄진 것을 확인해 보실 수 있어요!
✅ 다수의 서식 관리
기업마다 사용하는 서약서 양식이나 종류가 다른데요! 다수의 양식을 사용하는 경우 관리가 쉽지 않습니다. 같은 종류의 서약서라고 해서 시기마다 받아야 하는 경우도 있어 가짓수는 더 많아지죠! 폴더별로 정리를 한다고 해도 지속적으로 쌓여가는 서식들과 팀별로 지점별로 버전이 달라서 고생하셨던 것이 있다면 더욱 유용하게 느끼실 것 같은데요! 서식 관리로 모두 동일한 서식을 사용할 수 있으며, 폴더별 정리가 가능해 팀별, 부서별, 지점별로 쉽고 편안하게 사용할 수 있습니다.
✅ 구성원별 확인 가능
기존 방식으로는 취합 후 스캔을 뜨고, 파일명을 분류하고 누가 제출하였는지, 어떤 부서가 얼마나 진행되었는지 즉각적인 파악이 어려우셨을 것 같은데요! 전자서약서의 경우 어떤 부서의 누가 제출했는지를 즉각적으로 확인할 수 있고, 더딘 경우 재요청을 하기도 쉽습니다.
✅ 진행 이력 확인
보통 서류를 전달 후 진행 상태를 확인하는 것이 어려웠다면, 전자서약서의 경우 현제 상태가 어떤지, 다음 단계까지 얼마의 시간이 걸리는지, 완료까지 어떠한 상황이 발생하였는지 확인해 볼 수 있습니다. 시작부터 완료까지 어느 정도의 시간이 소요되는지, 어느 단계에서 진행에 어려움이 있는지 파악이 쉬워지겠지요!
✅ 편리한 개인 대시보드
내가 진행한 서약이 무엇인지, 해야 하는 것은 어떤 것인지 한눈에 볼 수 있고 보관 또한 간편한데요! 서류의 경우 훼손이나 분실의 가능성이 많지만 온라인으로는 안전한 보관이 가능합니다. 추가적으로 필요한 서약서를 빠르게 검색, 확인할 수 있고 언제 어디서나 확인이 가능해 필요할 때 사용할 수 있다는 장점이 있어 개인에게도 많은 장점이 있습니다.
이렇게 다수의 장점이 있는 전자 서약서! 확약서와 동의서 등 서류 징구를 위한 완벽한 업무 프로세스 구축과 더불어 업무의 과부하를 줄이고 효율을 올리는 전자서명 서비스를 경험하세요!
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