바쁜 HR 업무, 근로계약서 대량 전송으로 한 번에!


안녕하세요.

쉽고 간단한 계약 글로싸인입니다 :)



최근 대한민국 주요 기업들의 채용 일정이 업로드되고, 몇몇 기업의 채용은 이미 진행되고 있는 중이에요.

이때 취업 준비생분들도 많은 원서를 쓰기고 여러 시험을 준비하느라 바쁘시겠지만,

그보다 더 정신없이 바쁠 신 분들은 각 기업의 HR 담당자일 것 같아요.

특히 공채가 점점 사라지고 상시 채용이 늘어나면서 HR 담당자의 업무가 훨씬 늘어났다고 해요.

정기적이었던 채용과 입사 업무가 비정기적인 업무로 바뀌면서 급여 관리 등의 여러 업무와 일정이 겹치게 운영되기 때문이에요.

오늘은 채용 형태가 바뀌면서 함께 바빠질 HR 담당자분들을 위해,

전자 근로계약서 작성과 대량 발송 서비스에 대해 소개해 드리려 해요!



대량 전송 서식 생성부터 발송까지!

1. 로그인 후 상단 바에서 [서식 관리] 선택 후 [서식 만들기] 버튼을 클릭해 주세요.

대량 전송 서비스를 사용하시려면 미리 서식을 만드셔야 해요. 이미 업로드해놓은 서식을 선택하셔서 사용하셔도 되고, 기존의 사용하시던 서식을 [서식 만들기]에 업로드해서 사용하실 수도 있습니다.




2. 서식을 만들 파일을 업로드해 주세요. 별도의 파일 변환 없이 PDF, 워드, 한글 등의 다양한 파일을 업로드하여 사용할 수 있어요.




3. '미리 서명' 기능으로 서식에 회사의 서명 또는 도장을 미리 날인해 보세요.

'미리 서명'을 할 경우, 계약을 진행할 때 일일이 서명/날인을 할 필요가 없어, 다량의 계약을 동시 진행할 때는 '미리 서명' 기능을 사용하시는 것을 권장 드려요.

'미리 서명'을 할 경우, 본인 외 다른 서명 참여자를 추가설정해야 합니다. 한 번 만든 서식을 다음 계약에서도 계속해서 사용하실 수 있도록 서명 참여자의 이름이 아닌 직위역할로 입력하시는 것을 권장 드려요.




4. 업로드된 계약서에 여러 도구들을 선택하여 기입해야 할 조건을 설정해 주세요.

페이지 왼쪽에 위치한 8개의 아이콘을 조건도구라고 해요.

이 중 필요한 도구를 클릭해 주시고 오른쪽 사이드 바의 설명을 따라 정보를 입력하시면 되어요.

· 싸인 조건 : 서명 참여자의 싸인 위치를 지정

· 도장 조건 : 서명 참여자의 전자도장 위치를 지정

· 텍스트 조건 : 필요한 텍스트를 입력하는 도구, 폰트나 글씨의 사이즈 조절 가능

· 텍스트 자필 조건 : 서명 참여자가 자필로 원하는 내용 입력 가능

· 날짜 조건 : 다양한 날짜 형식으로 서명일자를 자동으로 입력받을 수 있는 기능

· 체크박스 조건 : 체크박스를 만들 수 있는 도구

· 드롭박스 조건 : 드롭 다운을 만들 수 있는 도구

· 이미지 조건 : 필요한 이미지를 업로드할 수 있는 도구




5. 모든 조건 도구 살정을 완료하셨으면, [저장하기] 버튼을 클릭해 주세요.




6. '저장' 버튼을 누르고 계약 선택 창이 나오면, '대량 전송'을 눌러주세요.




7. 대량 전송 계약 수를 입력하신 후 대량 전송을 위한 엑셀 파일을 다운로드해 주세요.




8. 글로싸인에서 제공하는 대량 전송 가이드를 참고하여, 엑셀 포맷에 정보를 입력해 주세요.

서명 참여자 정보 작성, 텍스트 내용 입력, 본인인증 방법을 설정하셔야 해요.

발송 언어는 별도의 설정이 없으면 한국어로 기본 설정되어 발송되어요.




9. 내용을 입력한 엑셀 파일을 저장한 후 업로드해 주세요.

엑셀 포맷을 업로드 후에는 대량 전송 설정 란에 계약서 수신자의 이름, 메일, 휴대폰 번호, 전송 언어와 완료일이 제시되어요.

간혹 오류가 발견될 수 있으니 [대량 전송]을 클릭하시기 전에 한 번 더 내용을 확인해 주세요.




10. 대량 전송을 위한 여러 설정을 완료하셨다면, [대량 전송하기] 버튼을 클릭해 주세요. 대량 전송하기를 클릭하시면 '최종 확인'이 떠요. 이때 모든 조건이 정확하게 입력되었는지 확인해 주시고, 이용약관 및 개인 정보 수집 및 이용과 잔여 계약 건수 차감에 동의해 주신 뒤 '서명요청'을 클릭해 주세요.




11. 대량 전송 완료되었습니다!

아래와 같은 화면이 뜨신다면, 대량 전송 완료에요! 이후 [계약 관리][개인 대량 전송 관리]에서 진행형황을 보고 관리할 수 있어요.




 

오늘은 채용시장의 변화로 나날이 바빠지고 있는 HR 담당자님들의 업무 가중을 줄여드릴

근로계약서 대량 전송 서비스에 대해 소개해 드렸는데요.

근로계약 외의 연봉협상 혹은 퇴사자 관련 업무 등 다양한 HR 업무에 활용하실 수 있는 기능이기에

점점 늘어가는 HR 담당자분들의 업무를 효율적인 방법으로 줄여드릴 수 있어요.

지금 글로싸인 회원가입을 하시면 8일간 모든 서비스를 무료로 사용 가능해요.

대량전송 서비스 또한 별도의 추가금액 없이 이용할 수 있어요.

하단에 '근로계약 체험'게시글 링크를 첨부할 테니 체험해 보시고, 글로싸인과 함께 다양한 서류와 계약을 진행하고 관리해 보세요!



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감사합니다!