안녕하세요. 쉽고 안전한 전자계약, 글로싸인입니다.
올해부터 근로기준법이 바뀌어 5인 이상 사업장의 경우 공휴일을 연차로 대체하여 사용이 가능했던 제도가 사라진 것 알고 계시죠?
그렇기 때문에 연차수당, 휴가 일수 등등에 대한 관리가 이전보다 세심하게 이루어져야 해요.
그래서 오늘은 연차 소진을 이한 연차사용촉진제도에 대한 설명과 전자서명으로 간단히 서명 받는 방법까지 안내해드리려 해요.
연차사용촉진제도란?
연차사용촉진제도는 회사의 연차휴가 장려에도 불구하고 근로자가 지급받은 연차유급휴가 사용을 하지 않았을 경우 수당 지급 면제를 위해 회사에서 미리 조치하는 제도예요. 이 제도를 시행하지 않는다면 근로자가 연차 미사용하게 되면 휴가를 이월시키거나 수당을 지급해야 해요.
연차사용촉진 시기 및 방법
출처: Pixabay
일단 연차사용촉진제도나 연차 사용계획서에 대해서 알고 계신 분들은 꽤나 많을 것 같아요. 그런데 촉진 절차가 3단계로 이루어져 있다는 사실도 알고 계시나요? 이 3단계를 모두 거치셔야 이후에 연차 수당 등으로 문제를 빚게 되는 일이 없어요.
1단계 연차 사용계획 촉구 6개월 전, 10일간 / 7.1~10
회계연도 기준 7월 초 각각의 직원들에게 연차 휴가 일수를 공지해 주면서 사용 계획을 회사에 통보하도록 확인서를 받아야 해요. 연차 사용 가능 마지막 날짜로부터 6개월 전인 7월 1일부터 10일간의 기간 동안 촉구해야 해요.
2단계 연차 사용 시기 지정 2개월 전 / ~10.31
1단계에서 사용 계획서를 제출하지 않은 직원들에게 회사에서 직접 개별로 휴가 시기를 지정해서 통보해야 해요. 마찬가지로 연차 사용 가능 마지막 날짜로부터 2개월 전인 10월 31일까지는 지정해야 해요.
3단계 노무수령 거부 지정 연차일 전일~당일
노무수령 거부란 지금까지의 절차를 모두 거쳤음에도 직원이 출근을 했을 시, 회사는 근로자의 노동을 거부한다는 내용을 확실하게 고지해야 한다는거죠. 보통 1단계에서 사용 계획서를 제출하지 않은 직원들에게 회사에서 직접 개별로 휴가 시기를 지정해서 통보해야 해요.
보통 연차일 전날 사내 시스템에서의 팝업으로 노출, 이메일, 문자로의 통보 등이 있으며 통보를 진행했음에도 근로자가 근무를 하고 있다면 서면 혹은 대면으로 적극 통보를 진행해야 합니다. 마찬가지로 연차 사용가능 마지막 날짜로부터 2개월 전인 10월 31일까지는 지정해야해요.
이 3단계를 잘 모르고 지나치는 분들이 대다수이신데요. 총 두 단계의 절차를 거쳤어도 마지막 단계인 노무수령 거부를 하지 않으신다면 사실상 연차사용촉진의 효과가 없게 돼요. 시기 지정까지 했음에도 불구하고 연차 미사용 수당을 지급해야 하는 상황이 발생할 수 있답니다.
그렇기 때문에 연차 촉진제도를 적용하고자 한다면 꼭 3단계를 거쳐 진행하시는 것을 권장드려요.
연차사용촉진제도 시행하기
먼저 연차사용촉진제도를 더 편리하게 시행하는 방법과 주의사항을 안내해 드릴게요. (연차사용촉진제도 양식 파일은 하단에 첨부되어 있어요.) 특히 주의사항은 꼭 참고하셔서 진행하시면 더 좋을 것 같아요.
전자계약으로 연차사용촉진하기
글로싸인은 두 가지 방법으로 계약 전송이 가능해요.
1️⃣ <계약 시작하기>로 계약서를 작성 후 바로 전송하기
2️⃣ <서식 만들기>로 양식을 미리 저장해둔 후 계약서를 전송하기
연차사용촉진제도의 경우 1개의 양식을 미리 저장해두고 여러 명에게 발송할 수 있도록 서식 만들기를 통해 진행하시면 더 편하게 서명이 가능해요.
그럼 글로싸인으로 연차사용 촉진하기, 시작해 볼까요?
1. 로그인 후 <서식 관리>에서 <서식 만들기> 버튼을 눌러주세요.
2. 아래 첨부되어 있는 제공 양식 혹은 갖고 있는 양식을 첨부 영역에 올려주신 후 <다음> 버튼을 눌러주세요.
(첨부는 pdf, png, hwp, doxc 등의 모든 파일 형식이 가능해요.)
3. 우리 회사의 정보를 미리 기입해서 저장해두기 위해 '미리 서명' 기능을 이용해 볼 거예요. 미리 서명하기 버튼을 눌러주신 후, 서명 참여자의 역할명을 입력해 주세요. (직원, 근로자, 회사원 등 권장)
4. 왼쪽의 도구들을 이용해 텍스트 및 서명 등 필요한 정보를 입력할 수 있도록 입력란을 위치시킨 후 <저장하기>를 눌러주세요. 이후에 <서식 관리>에 들어가 보시면 양식이 저장된 것을 볼 수 있어요.
5. 저장된 서식명을 눌러 나오는 버튼 중 <대량 전송> 버튼을 클릭해 주세요. 원하는 계약 건수를 입력한 후 <포맷 다운로드> 버튼을 누르고 다운로드한 엑셀 파일에 정보를 입력하여 저장해 주세요. 이후 저장한 파일을 업로드한 후 <대량 전송 시작하기> 버튼을 눌러주세요.
✔️이름과 메일은 필수 사항이에요.
6. 마지막으로 최종 확인 후 <서명요청> 버튼을 누르시면 전송이 완료돼요.
✔️ 같은 방식으로 근로계약서, 비밀유지 각서 등을 한 번에 전송하는 것도 가능해요.
연차사용촉진제도 주의할 점💥
✔️ 이메일 통보 기본적으로 연차사용촉진제도는 '서면'으로 진행하는 것이 원칙인데요, 다만 고용노동부에서 '이메일에 의한 통보의 경우에는 근로자가 이를 수신하여 내용을 알고 있다면 유효한 통보로 볼 수 있음'이라는 입장을 취한 바 있어요. 하지만 문자메시지 통보는 해당이 안 된다는 점 꼭 기억해 주세요! ✔️ 통지 방식 연차사용촉진 통보 방식은 사내 공고를 통해 진행할 경우 유효한 방식으로 보지 않기 때문에, 꼭 개별 근로자별로 진행해야지만 유효해요. ✔️퇴사 시 수당 지급 여부 휴가 지정일 이전에 근로자가 퇴사하여 휴가 사용이 이뤄지지 않은 경우에는 미사용 연차 일수만큼 수당으로 전환하여 지불해야 해요.
연차사용촉진 문서 무료 공유
마지막으로 연차 사용 촉진 시 필요한 여러 가지의 서류들을 공유해 드리려 해요. (해당 양식으로 인해 생기는 법적 분쟁에는 글로싸인에서 책임을 지지 않으니 양식 사용 시 꼭 내용을 다시 한번 확인 후 사용해 주세요.) 최초 공문부터 사용계획서, 노무수령 거부 통지서까지 그대로 저장하셔서 사용해 보세요. 물론 안내해드린 대로 글로싸인을 통해 진행하신다면 더욱 편리하게 진행이 가능해요. :)
연차사용촉진제도 관련 서류 / 제공: 글로싸인
글로싸인에서 안내해 드린 연차사용촉진제도의 모든 것! 양식부터 전자 발송 방법까지, 유용하셨나요?
특히 글로싸인을 이용해서 문서를 발송하신다면, 제공하고 있는 '알람 기능'을 통해 더 편하게 관리가 가능해요.
재발송해야 하는 기간에 맞춰 알람을 설정해두면 잊지 않고 미리미리 챙길 수 있거든요.
관심이 있는 분들이라면 아래 버튼을 눌러 문의를 남겨주세요. 전문 상담원이 무료 컨설팅을 도와드려요.
각 기업에 맞는 추천 요금제부터 사용 방법까지 친절하게 안내해 드릴게요.
추가로, 지금 가입하시면 8일간 무료 이용도 가능하니 직접 체험해 보고 싶으시다면 가입 후 이용해 보세요!
감사합니다.
